Ítem
Acceso Abierto
Improvements in the invoicing and posting processes of the non-PO vendors in the GBS Benelux for Boston Scientific
Título de la revista
Autores
Araque Criado, Mariana
Fecha
2022-07-07
Directores
Van Cruysen, Adriana
ISSN de la revista
Título del volumen
Editor
Universidad del Rosario
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Resumen
Boston Scientific es una empresa estadounidense creada en 1980 con sede en Estados Unidos y unidades de negocio en todos los continentes. Además, la empresa opera en el sector de la salud de las ciencias de la vida con la creación y venta de dispositivos médicos, gestionando un modelo de negocio B2B con los hospitales como cliente. Las áreas de investigación son Endoscopia, Cardiología, Neuromodulación, Intervenciones periféricas, Ritmo y Urología. Su misión es mejorar el diagnóstico y el tratamiento de las enfermedades en las especialidades mencionadas. El El Customer Fulfillment Center está situado en los Países Bajos. Esta unidad de negocio supervisa la distribución de productos para el continente europeo. El Customer Fulfillment Center es una estructura que, en su mayoría, responde a modelos de servicios empresariales globales (GBS). Permite la estandarización y centralización de las actividades. Además, existe un GBS para las entidades del Benelux en el que se realizan todas las actividades de contabilidad y reporte. Actualmente, el equipo de cuentas por pagar de las entidades belga tiene problemas con los procesos de facturación y contabilización, lo que repercute negativamente en las actividades de información de los equipos. Los procesos de facturación y contabilización son gestionados por las oficinas locales de GBS Benelux y GBS de Costa Rica a través del software SAP y Ariba. Los principales problemas son la acumulación de pagos antiguos en SAP sin que los documentos de las facturas coincidan con las transacciones. Debido a ello, no es posible mantener actualizado el libro de proveedores en el sistema. Los casos más preocupantes son los de los proveedores sin orden de compra porque el proceso de contabilización es más complejo. La solución es explicar la estructura de facturación de los proveedores para encontrar las excepciones que se presentarán en el proceso de contabilización. Una vez identificadas las excepciones, es necesario abordar el proceso de contabilización correcto. Por último, cuando todos los documentos estén en SAP, será posible compensar la cuenta y actualizar el libro mayor de los proveedores, con lo que se alcanzará el objetivo de la investigación. El plan de implementación tiene un coste previsto de 1000 euros. El coste refleja los recursos necesarios para el tiempo de investigación utilizado para encontrar las facturas que faltan, la creación de directrices que se utilizarán para el curtido de los agentes AP y el tiempo empleado en la actualización del libro mayor del proveedor en SAP. Por otro lado, los beneficios se estiman en 2, 000 euros. Este cálculo se ha realizado por la reducción del tiempo creado y el ahorro asociado.
Abstract
Abstract Boston Scientific is an American company created in 1980 with headquarters in the United States, and business units on all the continents. Furthermore, the company operates in the life science health sector with the creation and selling of medical devices, managing a B2B business model with the hospitals as a client. The areas of research are Endoscopy, Cardiology, Neuromodulation, Peripheral interventions, Rhythm, and Urology. Their mission is to improve the diagnostic and treatment of diseases in the specialties mentioned above. The Customer Fulfillment Center is located in the Netherlands. This business unity oversees the product distribution for the European continent. The Customer Fulfillment Center is a structure mostly with global business services (GBS) models. It allows the standardization and centralization of the activities. Moreover, there is a GBS for the Benelux entities in which all the accounting and reporting activities are done. Currently, the account payable team of the Belgium entity has issues with the invoicing and posting processes., This has a negative impact on the reporting activities of the teams. The invoicing and posting processes are managed by the GBS Benelux local offices and the GBS of Costa Rica through SAP and Ariba software. The main issues are the accumulation of old payments in SAP without the invoices documents to match the transactions. Due to that, it is not possible to keep updated the vendor ledger in the system. The most concerning cases are the no purchase order vendors because the posting process is more complex. The solution is to explain the invoicing structure of the vendors to find the exceptions that will be present in the posting process. Once the exceptions are identified it is needed to address the correct posting process. Finally, when all the documents are in SAP, it is possible to clear the account and update the vendors ‘ledger, by doing this the research goal will be achieved. The implementation plan has a projected cost of 1000 euros. The cost reflects the resources needed for the investigation time used to find the missing invoices, the creation of guidelines that will be used for AP agents tanning, and the time spend in the update of the vendor's ledger in SAP. On the other hand, the benefits are estimated at 2, 000 euros. This calculation was made by the reduction of time created and the savings associated.
Palabras clave
Cuentas por pagar , Facturas , Contabilidad , SAP , GBS
Keywords
Accountancy , Accounts payable , SAP , GBS , Invoices
